Como habrás leído en nuestro anterior artículo sobre la metodología SCRUM, la organización interna de la empresa es fundamental para alcanzar de la manera más eficiente posible los objetivos que te propongas.
Por eso, hoy vengo a hablarte de una de las herramientas que utilizan nuestros emprendedores.
¿Por qué?
En la primera etapa de una startup, la organización tiende a ser un caos y, si quieres crecer como empresa, tienes que establecer prioridades. Pregúntate ¿Qué es lo más importante?
Recuerda el nombre de Steve Blank, gurú de la metodología Lean Startup, ya que defiende que toda base de un negocio debería residir en descubrir a tus clientes para ofrecerles un producto que solucione su problema. Esa, debería ser una prioridad.
Sin embargo, si no tienes una estructura interna organizada, es difícil desarrollar ese producto. ¿Cuántas startups han fracasado antes incluso de empezar por no tener definida esa organización? Por consiguiente, esto supone la muerte del producto antes de sacarlo a la luz.
Para evitar que te suceda lo mismo, te presento Notion: la herramienta que te va a enseñar como hasta la persona más desorganizada del mundo puede encontrar orden en su caos. Así que ¡ojo!, que con este artículo vas a matar dos pájaros de un tiro.
¿Qué es Notion?
Ese desorden a nivel empresarial nace, muchas veces, a raíz del desconocimiento que existe a la hora de encontrar las herramientas más adecuadas para la gestión interna.
Con Notion vas a descubrir cómo agrupar todo en uno, tareas y procesos destinados aumentar la productividad y efectividad de los equipos de trabajo.
La idea principal es que todos los miembros de los equipos puedan acceder a toda la información sobre las diferentes tareas que tienen que realizar a fin de conocer el trabajo que hay detrás de cada departamento y poder coordinarse y complementarse.
Además se trata de una herramienta muy intuitiva por lo que no será difícil que tu equipo se haga a ella.
Aunque el universo Notion acoge gran variedad de herramientas todas en uno, en este artículo me voy a centrar en hablarte de la creación de sprints e historias por dos motivos:
- Notion es una de las mejores herramientas en lo que a la organización en Roadmaps respecta.
- Gran parte de la metodología SCRUM, se basa en los sprints, sprints reviews, sprints planning…
No te preocupes si ahora no sabes de lo que te estoy hablando, muy pronto lo vas a descubrir.
¿Por dónde empiezas?
Los sprints de Notion
Lo primero que tienes que hacer es tener muy claro el Roadmap: esa línea temporal que te llevará desde el principio hasta el último objetivo que quieras alcanzar. Todos los proyectos que vayas cumpliendo hasta alcanzarlo, reciben el nombre de épicas, es decir, ese objetivo común a alcanzar.
Dentro de estas épicas, se encuentran los sprints. En esta imagen puedes ver lo que sería el sprint de una semana y en su conjunto, las historias por sprint.
- Cada columna representa un ESTADO, y se corresponde con lo avanzada o no que esté la historia. Aunque puedes crear tantos estados como quieras, te recomiendo que sigas una línea de progreso de cara a ver como cada departamento va avanzando.
Lo ideal es que la última columna sea la de incremento. Esto quiere decir que al final de semana, cuando analicéis vuestro progreso, podáis pasar a incremento aquellas historias que hayan supuesto un crecimiento en el producto.
- Otro concepto importante que tienes que tener en cuenta es el de «TAG«. Cada semana tendrás que ponerle un nombre al sprint, que servirá de etiqueta para cada historia que crees esa semana.
Cuánto más se retrase la historia de una semana, pasará a la siguiente con su antigua etiqueta y la nueva de esa semana y así sucesivamente si no llegas a completar todas las historias.
- Otro punto a tener en cuenta es tanto la NUMERACIÓN como el NOMBRE que le vas a poner a cada historia. Acorde con lo que dice la metodología SCRUM, cada historia es una acción que vas a llevar a cabo para mejor el producto y por eso, tienes que ponerte en la mente del cliente al que se lo vas a ofrecer.
Un ejemplo de como llamar a tu historia debería ser: «Como cliente quiero poder ver en la página web la sesión sobre cómo organizar mi empresa». En este caso, la historia estaría enfocada a subir un vídeo a tu página web sobre ese tema. Una vez completadas la tareas, la historia pasaría a completados y de ahí, a revisión de cara al sprint review. ¿Fácil verdad?
- Además, cada historia puede llevar una ETIQUETA diferente en función del departamento al que le corresponda completarla (marketing, tecnología, producción…) y así todos los equipos estarán al tanto de las funciones del resto.
- Otra acción que le puedes añadir a las historias es la de asignarle un RESPONSABLE, es decir, la persona de tu equipo que se encargará de gestionarla. Si quieres incluir a más personas en las historias, siempre puedes nombrarles para que formen parte de esa acción.
6. Además, en cada historia puedes establecer unos criterios de aceptación, algo así como una «TO DO LIST», de cara a organizarte dentro de la propia historia las tareas que vas a realizar para conseguirla. Puedes crear tantas tareas como quieras y relacionarlas con otras historias.
Recopilamos…
Como consejo final, si quieres llevar una organización clara de la empresa, establece un sprint planning el lunes de cara a fijar los objetivos de la semana y repasa los que se han cumplido el viernes, mediante una reunión con todos los departamentos conocida como sprint review.
Además de Sprints, Notion ofrece muchas otras funcionalidades que pueden ser muy útiles para tu startup. Así que ¡no te pierdas nuestros próximos artículos! De momento, te dejamos este otro para que conozcas un poco más acerca de Notion.
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