Notion: cómo organizar tu empresa siguiendo la metodología SCRUM

notion como gestor de proyectos

Como habrás leído en nuestro anterior artículo sobre la metodología SCRUM, la organización interna de la empresa es fundamental para alcanzar de la manera más eficiente posible los objetivos que te propongas.

Por eso, hoy vengo a hablarte de una de las herramientas que utilizan nuestros emprendedores.

¿Por qué?

En la primera etapa de una startup, la organización tiende a ser un caos y, si quieres crecer como empresa, tienes que establecer prioridades. Pregúntate ¿Qué es lo más importante?

Recuerda el nombre de Steve Blank, gurú de la metodología Lean Startup, ya que defiende que toda base de un negocio debería residir en descubrir a tus clientes para ofrecerles un producto que solucione su problema. Esa debería ser una prioridad.

Sin embargo, si no tienes una estructura interna organizada, es difícil desarrollar ese producto. ¿Cuántas startups han fracasado antes incluso de empezar por no tener definida esa organización? Por consiguiente, esto supone la muerte del producto antes de sacarlo a la luz.

Para evitar que te suceda lo mismo, te presento Notion: la herramienta que te va a enseñar como hasta la persona más desorganizada del mundo puede encontrar orden en su kaos. Así que ¡ojo!, que con este artículo vas a matar dos pájaros de un tiro.

 

Notion como gestor de proyectos 😎

 

Ese desorden a nivel empresarial nace, muchas veces, a raíz del desconocimiento que existe a la hora de encontrar las herramientas más adecuadas como gestor de proyectos.

Con Notion vas a descubrir cómo agrupar todo en uno, tareas y procesos destinados a aumentar la productividad y efectividad de los equipos de trabajo.

La idea principal es que todos los miembros de los equipos puedan acceder a toda la información sobre las diferentes tareas que tienen que realizar a fin de conocer el trabajo que hay detrás de cada departamento y poder coordinarse y complementarse.

Además se trata de una herramienta muy intuitiva por lo que no será difícil que tu equipo se haga a ella.

Aunque el universo Notion acoge gran variedad de herramientas todas en uno, en este artículo me voy a centrar en hablarte de la creación de sprints e historias por dos motivos:

  1. Notion es una de las mejores herramientas en lo que a la organización en Roadmaps respecta.
  2. Gran parte de la metodología SCRUM, se basa en los sprints, sprints reviews, sprints planning…

No te preocupes si ahora no sabes de lo que te estoy hablando, muy pronto lo vas a descubrir.

¿Por dónde empiezas?

 

Los sprints de Notion 🚀

 

Lo primero que tienes que hacer es tener muy claro el Roadmap: esa línea temporal que te llevará desde el principio hasta el último objetivo que quieras alcanzar. Todos los proyectos que vayas cumpliendo hasta alcanzarlo, reciben el nombre de épicas, es decir, ese objetivo común a alcanzar.

Dentro de estas épicas, se encuentran los sprints. En esta imagen puedes ver lo que sería el sprint de una semana y en su conjunto, las historias por sprint.

 

notion como gestor de proyectos

 

  1. Cada columna representa un ESTADO, y se corresponde con lo avanzada o no que esté la historia. Aunque puedes crear tantos estados como quieras, te recomiendo que sigas una línea de progreso de cara a ver cómo cada departamento va avanzando. Lo ideal es que la última columna sea la de incremento. Esto quiere decir que al final de semana, cuando analicéis vuestro progreso, podáis pasar a incrementar aquellas historias que hayan supuesto un crecimiento en el producto.
  1. Otro concepto importante que tienes que tener en cuenta es el de «TAG«. Cada semana tendrás que ponerle un nombre al sprint, que servirá de etiqueta para cada historia que crees esa semana. Cuánto más se retrase la historia de una semana, pasará a la siguiente con su antigua etiqueta y la nueva de esa semana y así sucesivamente si no llegas a completar todas las historias.
  1. Otro punto a tener en cuenta es tanto la NUMERACIÓN como el NOMBRE que le vas a poner a cada historia. Acorde con lo que dice la metodología SCRUM, cada historia es una acción que vas a llevar a cabo para mejorar el producto y por eso, tienes que ponerte en la mente del cliente al que se lo vas a ofrecer. Un ejemplo de cómo llamar a tu historia debería ser: «Como cliente quiero poder ver en la página web la sesión sobre cómo organizar mi empresa». En este caso, la historia estaría enfocada a subir un vídeo a tu página web sobre ese tema. Una vez completadas la tareas, la historia pasaría a «completados» y de ahí, a revisión de cara al sprint review. ¿Fácil verdad?

 

 

  1. Además, cada historia puede llevar una ETIQUETA diferente en función del departamento al que le corresponda completarla (marketing, tecnología, producción…) y así todos los equipos estarán al tanto de las funciones del resto.
  2. Otra acción que le puedes añadir a las historias es la de asignar un RESPONSABLE, es decir, la persona de tu equipo que se encargará de la herramienta como gestor de proyectos. Si quieres incluir a más personas en las historias, siempre puedes nombrarlos para que formen parte de esa acción.6. Además, en cada historia puedes establecer unos criterios de aceptación, algo así como una «TO DO LIST», de cara a organizarte dentro de la propia historia las tareas que vas a realizar para conseguirla. Puedes crear tantas tareas como quieras y relacionarlas con otras historias.

 

Cómo descargar Notion 💻

 

Notion es un organizador de tareas multiplataforma que te permite llevar tu planificación al siguiente nivel. Ya sea que te encuentres conectado a internet o no, en desktop o desde el móvil, podrás apuntar y organizar todo lo que se te ocurra y colaborar con quienes necesites.

¡Vamos al lío! ⬇

Para descargarte esta plataforma sigue los siguientes pasos:

  1. Entra en el siguiente link.
  2. Escribe tu nombre completo.
  3. Introduce tu email.
  4. Introduce el nombre que quieres que aparezca en el dominio.
  5. Escribe el nombre de nuestro marketplace: Ufounders.
  6. Añade el nombre de tu Startup.
  7. Pon el link a tu web.
  8. Introduce un email de confirmación.
  9. ⚠️ Este paso es muy importante. Necesitas subir el certificado de Ufounders, si no Notion no te permitirá trabajar mucho tiempo. Para hacerte con el certificado, deberás formar parte de la familia de Ufounders. Si aún no lo eres y estás interesado en emprender con nosotros, solicita tu reunión aquí
  10. Una vez creada la cuenta de Notion, y de cara a que podamos hacer un seguimiento conjunto en la fase de MVP, añade a un miembro del equipo de Ufounders dentro de tu cuenta de Notion, junto con el resto de los compañeros de tu equipo.
  11. Activa el Team Plan para tener acceso completo a las funcionalidades de tu perfil de Notion sin ningún tipo de límites de capacidad. Para ello, proporcionaremos un cupón a cada una de las startups de manera independiente.
  12. El cupón para la cuenta de Notion de tu Startup es: «Código Cupón de cada Startup».
  13. Lo primero que debes de hacer es entrar en tu perfil de Notion, en el apartado de “Settings and Members”.
  14. Una vez ahí tienes que hacer click en el apartado de “Upgrade”.
  15. Dentro de esa opción, tienes que rellenar los datos que se te piden con respecto al “Billing Information” y añadir el código del cupón que hemos compartido contigo al comienzo del mensaje. Una vez hecho, tendrás el plan Activado con un total de 1.000$ gratis para gastar en Notion.
  16. Una vez hecho tendrás acceso al plan. ¡Yuhuuuuuu! 🙌 

 

Cómo crear historias y tareas en Notion 🤔

 

Una vez te hayas instalado las plantillas de las que acabamos de hablar, ya puedes comenzar a utilizar cada una de ellas.

 

1. Plantilla de Roadmap

En esta plantilla te vas a encontrar con dos elementos importantes:

  1. Historias: Representación de los requerimientos de un cliente. Se han de redactar con las tres palabras clave «Como – Quiero – Para». Dentro de cada una de las historias se encuentran las tareas

  2. Artefactos: Fases por las que van a transcurrir las historias desde su concepción hasta su finalización

 

2. Artefactos

Existen tres bloques principales de artefactos:

  • Product Backlog: Lugar donde se sitúan todo tipo de historias y tareas que hay que ejecutar para conseguir un incremento de producto.

  • Sprint Backlog: Es la selección de historias del Backlog que se van a realizar en un Sprint determinado. A su vez, este bloque se va a dividir en tres puntos:

    • En curso: Historias y tareas que se están realizando

    • Bloqueado: Historias y tareas que dependen de otro departamento distinto al asignado para poder continuar con su realización

    • Completado: Historias y tareas que ya has sido completadas

  • Incremento: Tras hacer la revisión de todas las historias y tareas completadas en el Sprint Review, se pasan al artefacto de Incremento, donde se registran todos los incrementos del producto que se han completado en un Sprint determinado.

 

¿Cuál es la diferencia entre historias y tareas?

Una historia representa un incremento del valor añadido de un producto, mientras que una tarea es el medio para producir dicho incremento. Una tarea puede ser realizada por un solo miembro del equipo, mientras que producir una historia es responsabilidad de todo el equipo. Las tareas se incluyen dentro de cada historia y pueden evolucionar a medida que avanza la historia.

 

Recapitulamos… 🔚

 

Como consejo final, si quieres llevar una organización clara de la empresa, establece un sprint planning el lunes de cara a fijar los objetivos de la semana y repasa los que se han cumplido el viernes, mediante una reunión con todos los departamentos conocida como sprint review.

Además de Sprints, Notion ofrece muchas otras funcionalidades que pueden ser muy útiles para tu startup. Así que ¡no te pierdas nuestros próximos artículos! De momento, te dejamos este otro para que conozcas un poco más acerca de Notion.

Si te ha gustado conocer Notion, te interesará saber que es uno de los muchos perks que ofrecemos en el programa para ayudar a nuestros emprendedores a lanzar su startup.

Entra en ufounders.com y descubre muchos más perks.

 

And… that’s all!

Como siempre, más pronto que tarde volveré con nuevas cositas. 

Un abrazo enorme familia. 🙌

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