Importancia de la gestión del cash flow o flujo de caja

La gestión del flujo de caja puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso

Independientemente de lo que vendas, ya sean productos o servicios, la gestión del flujo de caja puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Pero si bien mantenerse fuera de los números rojos puede ser una prioridad, los pagos atrasados ​​o la falta de pago de los clientes podrían dañar seriamente tus finanzas, afectando a tu capacidad para pagar a los proveedores y asegurar el crédito.

Reducir el riesgo de cualquier problema de cash flow es fundamental para todos los negocios. Sin embargo, ahora, con las dificultades añadidas de la pandemia del Covid-19, incluso tus clientes más fiables pueden tener dificultades para pagar a tiempo y en su totalidad. 

¿Qué significa la gestión del flujo de caja?

La gestión del flujo de efectivo implica hacer un seguimiento del dinero que ingresa en tu negocio y controlarlo con respecto a los gastos, como facturas, salarios y costes de propiedad. Cuando se hace bien, brinda una imagen completa de los costes versus los ingresos y garantiza que tengas fondos suficientes para pagar tus facturas y, al mismo tiempo, obtener ganancias.

Al entender tu cash flow, podrás pronosticar las ganancias de tu empresa con mayor precisión e identificar oportunidades de inversión.

La gestión del flujo de caja puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso

Independientemente de cuánto trabajo tengas pendiente, las facturas impagas de los clientes pueden generar un agujero negro que no se puede llenar simplemente aumentando los ingresos.

Evitar problemas de flujo de efectivo no tiene por qué ser complicado, pero es clave para el éxito y la supervivencia de tu negocio.

Por qué una mala gestión del flujo de caja es una mala noticia para las startups

Todos los dueños de negocios quieren evitar problemas de flujo de efectivo, sin embargo, debido a su tamaño y capacidad para acceder a recursos financieros, son las startups las que a menudo se ven afectadas de manera desproporcionada por el flujo de caja negativo.

Una forma de mantener un flujo de caja positivo es realizar verificaciones de crédito periódicas de tus clientes y proveedores. Antes de cerrar cualquier contrato, puedes recurrir a herramientas que pueden mostrarte la calificación crediticia comercial de tu futuro colaborador, destacando cualquier señal de advertencia desde el principio. Es importante señalar que también puedes realizar verificaciones de crédito en clientes existentes para ver si están experimentando dificultades financieras que pongan en riesgo tu negocio.

mejorar tu flujo de efectivo

Cómo saber cuándo es el momento de mejorar tu flujo de efectivo

Sin una comprensión adecuada de lo que es el flujo de efectivo, es fácil pasar por alto los indicadores tempranos de posibles problemas de cash flow.

Aquí te dejamos algunas señales de advertencia de que tu negocio enfrentará dificultades financieras.

Tu negocio está haciendo pagos atrasados ​​o perdidos

Si notas que tus facturas impagas comienzan a acumularse, es posible que tengas un problema de cash flow. Pero incluso con la configuración de recordatorios automáticos, es imposible pagar las facturas de tu negocio si el efectivo simplemente no está disponible. Ya sea que los pagos atrasados ​​o perdidos se deban a una administración deficiente o a la falta de efectivo, ambos pueden afectar a tu capacidad para obtener financiación y encontrar proveedores.

Tienes un flujo de caja negativo

Si bien muchos emprendedores vigilan de cerca el flujo de efectivo, un shock financiero repentino, como un cliente que cierra su negocio, puede dejarte en números rojos. Una vez que esto sucede, es muy difícil aumentar tus ingresos lo suficientemente rápido como para cubrir tus costes. Por lo tanto, es importante monitorear los puntajes crediticios de los clientes y el puntaje crediticio de tu propio negocio. 

Aprovecha los descuentos del pago anticipado

Muchos proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado, lo que ayuda a garantizar la salud de tu propio flujo de efectivo y te brinda una ventaja financiera. Si estás pagando la mayoría de las cuentas por pagar en su totalidad y te estás perdiendo estos descuentos, podrías generar un problema de flujo de caja.

Estás constantemente haciendo malabarismos con los fondos para cubrir los costes

Con un flujo de caja positivo, administrar tus costes será simple. Sabrás exactamente lo que ingresas y cuándo, por lo que puedes establecer condiciones de pago en tus gastos que no se perderán. 

Los tres pilares de la gestión del cash flow

Pilar 1: Cuánto dinero estás generando

Cada negocio quiere generar más ingresos, pero hay que ser estratégico. Piensa en tus precios, promociones y si podrías diversificarte en otros mercados.

Concéntrate también en mejorar la calidad de tu producto o servicio, e invierte en marketing y servicio al cliente para generar lealtad a la marca con los clientes existentes. Con una alta rotación de clientes, tus ingresos pueden variar mucho cada mes, mientras que las empresas con ingresos recurrentes puedes pronosticar con mayor precisión tus ganancias.

Pilar 2: cuánto dinero te pagan

Generar más ingresos no es efectivo a menos que tu negocio esté recibiendo los fondos por tus servicios. Utiliza servicios de verificación de crédito para reducir tu riesgo financiero antes de iniciar cualquier nueva relación profesional.

Envía facturas con antelación y automatiza las alertas por pagos atrasados ​​para aumentar las posibilidades de pago anticipado. No tengas miedo de aplicar multas por pagos atrasados.

Pilar 3: cuánto dinero estás gastando

Si alquilas espacio de oficina u otros locales, negocia mejores tarifas con tu arrendador y otros proveedores. La impresión, los viajes, los servicios públicos, etc., se suman, así que siempre compara precios y asegúrate de obtener las tarifas más competitivas.

Los tres pilares de la gestión del cash flow

9 formas de impulsar la gestión de tu flujo de efectivo

Aquí tienes 9 herramientas sencillas para emprendedores que te ayudarán a abordar algunos de los problemas de flujo de caja que una startup puede experimentar.

1. Establece un presupuesto

Esta es la base de cualquier empresa. Registra cuidadosamente las ganancias y los gastos esperados de tu startup para comprender tu presupuesto antes de tomar cualquier decisión financiera importante. Al hacer esto, puedes ver fácilmente si se prevé que tu flujo de efectivo sea positivo o negativo y puedes adaptar tus planes de negocios en consecuencia.

Realiza informes periódicos

2. Realiza informes periódicos

Es importante crear un sistema de informes eficiente para los registros de tu empresa, que respalde el cumplimiento y tu calificación crediticia.

Hacer un seguimiento de tu negocio en comparación con tu propio rendimiento histórico y los competidores de la industria también te dará una comprensión amplia de tu flujo de efectivo proyectado.

Estos son algunos ejemplos de documentos y datos que debes registrar y revisar regularmente:

  • Ingresos
  • Efectivo no cobrado
  • Dinero adeudado
  • Gastos regulares
  • Dinero en efectivo disponible
  • Inventario
  • Fuentes de ingresos individuales: las que obtienen beneficios, las que tienen dificultades
  • Beneficio bruto
  • Beneficio neto

3. Revisa tu gasto periódicamente

Los gastos comerciales pueden acumularse pronto, especialmente a medida que crezcas y contrates más personal. Mantén el control de tus finanzas y realiza auditorías periódicas para saber exactamente cuánto estás gastando y cuántos ingresos necesitas para cubrir los costes.

4. Controla el crédito

El control del crédito trae consigo la implementación de procesos para garantizar que se te pague a tiempo y en su totalidad. Un sistema sólido de control de crédito es vital para mantener un flujo de efectivo saludable, acelerar la tasa de recepción del dinero adeudado y reducir el riesgo de pagos atrasados. 

Deja claro cuánto esperas que te paguen, cuándo y cuáles son las consecuencias si los fondos no se transfieren a tiempo o no se transfieren en absoluto. Siempre que sea posible, crea planes de pago para compras grandes con cuotas regulares más pequeñas. Además de hacer que estas inversiones más grandes parezcan más viables para los clientes, los planes de pago formales ayudan a pronosticar tus finanzas, en lugar de recibir sumas globales esporádicas. 

5. Forma al personal

Los sistemas de control de crédito solo son efectivos cuando el personal de finanzas está completamente capacitado y concienciado sobre la importancia de los pagos.

Más allá de este nivel de capacitación financiera directa, mantener al personal bien capacitado en su área de especialización también puede ayudar a impulsar la eficiencia y reducir los costes para tu startup.

6. Diversifica tus fuentes de ingresos

Operar con una gama diversa de productos puede ayudarte a aumentar los flujos de ingresos y reducir el riesgo financiero. Las empresas con un solo flujo de ingresos pueden fracasar rápidamente si la industria o la oferta que eligieron tiene problemas financieros. La comida, la moda y el diseño de interiores, en particular, se rigen por tendencias de corta duración.

7. Mantén buenas relaciones comerciales

Las tensiones pueden aumentar cuando se trata de las finanzas comerciales, pero mantener buenas relaciones puede ayudar a generar un flujo de caja positivo a largo plazo. Los proveedores, los prestamistas y los clientes son parte integral de un flujo de efectivo saludable y, al mantener buenas condiciones, aumentas la probabilidad de que los pagos se realicen a tiempo o de que se negocien términos flexibles cuando sea necesario.

8. Conoce las señales de advertencia

Debes poder detectar señales de advertencia tempranas, como una caída reciente en el puntaje crediticio de un cliente. Actuar rápido puede reducir las posibilidades de cualquier repercusión, como una puntuación de crédito más baja para tu negocio o daños a tu reputación si no puedes cumplir con tus propios pagos.

9. Aprovecha la ayuda disponible cuando la necesites

Si notas un pequeño problema de flujo de efectivo, es crucial abordarlo tan pronto como aparezca, en lugar de permitir que se convierta en un momento decisivo para tu negocio. Trabaja con tu banco, contable y asesor financiero para obtener el apoyo que necesitas.
Comprender cómo administrar el flujo de efectivo puede parecer difícil, pero con conocimientos y pronósticos informados, puedes reducir tus posibilidades de acumular problemas futuros.

Ventajas de la previsión de flujo de caja

Ventajas de la previsión de flujo de caja

Existen muchos beneficios de las previsiones de flujo de efectivo para las startups, además de obtener una visión detallada de las transacciones comerciales.  

  • Anticiparse a la escasez de efectivo en el futuro

La naturaleza de un pronóstico de flujo de efectivo es comprender si una empresa experimentará un flujo de efectivo positivo o negativo en períodos futuros. Al identificar posibles brechas futuras de flujo de efectivo, las empresas pueden tomar medidas para prepararse para estas, como reducir las salidas de efectivo para ese mes, usar crédito para pagar a los proveedores o ahorrar efectivo excedente para estos períodos. Este es un beneficio particularmente importante de las previsiones de flujo de efectivo para las empresas que experimentan fluctuaciones de ventas estacionales significativas.

  • Seguimiento de gastos

Crear una imagen de las salidas de efectivo proyectadas durante un período determinado también pueden permitirte realizar un seguimiento más detallado y comprender tus gastos comerciales regulares. 

  • Supervisar a los clientes que pagan atrasados

La previsión del flujo de efectivo también puede brindarte información sobre los clientes que regularmente pagan tarde y afectan a tu flujo de efectivo. Al identificar a estos clientes, podrás crear períodos de crédito más estrictos para mejorar tu flujo de efectivo y evitar periodos de flujo de efectivo negativo debido a estos pagos atrasados.

  • Ejecutar escenarios empresariales hipotéticos

Escalar y hacer crecer tu negocio siempre conlleva un cierto grado de riesgo. Con las proyecciones de flujo de efectivo, puedes interpretar las implicaciones financieras de escenarios comerciales hipotéticos, como invertir en nuevos equipos de producción, ofrecer ofertas de entrega al día siguiente o comprender las implicaciones de flujo de efectivo del lanzamiento de una gama de productos de temporada. 

  • Apoyar una toma de decisiones comerciales más informada

Representar escenarios hipotéticos utilizando pronósticos de flujo de efectivo puede ayudarte a comprender el riesgo o la recompensa de nuevas actividades. Además, esto también respalda una toma de decisiones más informada, ya que tendrás la información financiera para impulsar o rechazar ciertas empresas comerciales. Asegúrate de que tu empresa no invierta en una decisión que podría poner en peligro el flujo de efectivo a largo plazo.

  • Gestión de excedentes de efectivo más eficaz

Así como la proyección de flujo de efectivo se puede usar para identificar períodos de flujo de efectivo negativo, también se puede usar para predecir períodos de flujo de efectivo positivo. Ser consciente de cuándo tendrás un excedente de efectivo disponible te permitirá utilizar este saldo de flujo de efectivo positivo para tu beneficio.  

Desventajas de la previsión del flujo de efectivo

Desventajas de la previsión del flujo de efectivo

También existen algunas desventajas de la previsión del flujo de caja que todas las empresas deben tener en cuenta antes de confiar demasiado en estas proyecciones.

  • Los pronósticos se basan en estimaciones y probabilidades

El pronóstico del flujo de efectivo se basa completamente en estimaciones y probabilidades proyectadas y, debido a esto, los planes se vuelven menos precisos cuanto más se extienden hacia el futuro. Para aumentar la precisión de los pronósticos, compara las proyecciones con los extractos bancarios reales para el mismo período y ajusta los pronósticos futuros en consecuencia para crear una imagen más precisa.

  • La previsión del flujo de caja puede crear una falsa sensación de seguridad

Los pronósticos de flujo de efectivo son solo eso, pronósticos. Si un pronóstico predice períodos prolongados de flujo de efectivo positivo, esto puede hacer que los dueños de negocios caigan en una falsa sensación de seguridad. Además, es importante tener en cuenta que el flujo de efectivo no es lo mismo que las ganancias, y los períodos prolongados de flujo de efectivo positivo no son un indicador definitivo del éxito comercial futuro.

  • No se puede confiar únicamente en las previsiones

Los negocios pueden ser impredecibles y los pronósticos de flujo de caja no están diseñados para anticipar cambios futuros en el mercado, cambios en la demanda de ventas, inflación u otros factores fuera del control de tu negocio. Por lo tanto, un pronóstico de flujo de efectivo debe usarse simplemente como guía y no debe confiarse completamente en él.

Métodos de previsión de flujo de caja

Métodos de previsión de flujo de caja

La previsión del flujo de caja en sí misma es una herramienta importante, pero utilizar el tipo correcto de método de previsión de flujo de caja puede hacer que tus proyecciones sean aún más valiosas para tu negocio. A continuación, te dejamos algunos de los métodos de pronóstico de flujo de efectivo más comunes.

  • Previsión de caja – método indirecto

El método indirecto de previsión de flujo de efectivo utiliza los ingresos netos para crear proyecciones de efectivo. Las cifras de ingresos netos se encuentran en el estado de pérdidas y ganancias y se ajustan eliminando todas las transacciones que no son en efectivo para dar rápidamente una predicción del flujo de efectivo. Aunque este método es mucho más rápido que otros métodos de análisis, proporciona un pronóstico menos preciso del flujo de caja futuro.

  • Previsión de caja – método directo

La previsión del flujo de efectivo directo es el método más común para crear proyecciones. Los pronósticos del método directo se realizan mediante la creación de un estado de flujo de efectivo que da cuenta de todas las transacciones de efectivo previstas individuales durante un período determinado. A continuación, resta las salidas de efectivo proyectadas de las entradas para obtener el pronóstico del flujo de efectivo.

  • Pronóstico de productos

La previsión de productos es una versión más específica de la previsión de flujo de caja tradicional. La previsión de productos se utiliza para predecir el éxito de un nuevo producto teniendo en cuenta el conocimiento del producto o cualquier campaña de marketing, el precio, el nicho del producto, las ventas proyectadas y las alternativas de la competencia. La previsión de productos proporciona una visión más limitada de tu situación general de efectivo, pero puede ser útil junto con los métodos tradicionales de previsión de flujo de caja para entender el impacto potencial del lanzamiento de un nuevo producto.

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