¿Cómo hacer una entrevista?

entrevista de trabajo

Estrategias para hacer una buena entrevista

Hacer muchas entrevistas no trae el éxito implícito, se debe evaluar el desempeño para sacar beneficios de cara a futuras entrevistas. Existen muchos tipos de entrevistas, desde las ofertas de trabajo hasta promociones dentro de una misma empresa, ventas de productos o propuestas de fusión.

En el contexto empresarial actual, las entrevistas tienen lugar en un entorno marcado por la urgencia, por lo que una entrevista debe ser guiada para evitar las consecuencias de la limitación del tiempo. Una entrevista efectiva tiene que optimizar los objetivos de comunicación en función del tiempo. En esta línea, puede delimitarse el tiempo de la entrevista, indicando al entrevistado la hora a la que está programada la entrevista y la duración estimada.

Es importante comenzar por pensar en las cualidades a buscar en un candidato para el puesto que se oferta. Algunas de las cualidades importantes son buenas habilidades de comunicación, entusiasmo, trato amistoso y apariencia ordenada.

Después, elabora con anticipación una lista de preguntas básicas que sirvan como guía para asegurarte de hacer las mismas preguntas a todos los candidatos.

Llegado el momento de la entrevista, empieza por hacer que el candidato se sienta cómodo con unos minutos de conversación sobre temas neutrales, se puede empezar explicando el trabajo o describiendo el negocio, la historia y planes futuros.

A continuación, retoma las preguntas sobres temas generales; formación, experiencia laboral y habilidades. Presenta cada tema con una pregunta general y ve modulando las preguntas más concretas en función de las respuestas del candidato. Algunas preguntas buenas para profundizar en puntos importantes pueden ser: «¿Cómo surgió esa situación?» o «¿Por qué hiciste eso?» Estas preguntas sacan a los candidatos de las respuestas planificadas para profundizar más.

Estas son algunas preguntas tipo:

  1. Si pudieras diseñar el trabajo perfecto para ti, ¿cómo sería?
  2. ¿Cómo organizas tu tiempo?
  3. ¿Cuáles son tres cosas que te gustan de tu trabajo actual?
  4. ¿Qué tres logros te gustaría destacar en tu trabajo?
  5. ¿Qué puedes aportar a la empresa que nadie más pueda?
  6. ¿Cuáles son tus fortalezas/debilidades?
  7. ¿Qué esperas estar haciendo en cinco años?
  8. ¿Qué es lo que más te interesa de esta empresa? 
  9. ¿Cuáles son algunos de los desafíos que has tenido en el trabajo?

Finalmente, deja tiempo de la entrevista para preguntas que pueda tener el candidato. Este es el momento en el que los solicitantes pueden demostrar que han investigado la empresa y que les interesa del puesto de trabajo.

Termina la entrevista informando al candidato de los siguientes pasos en su proceso. ¿Cuánto durará el periodo de entrevistas? ¿Cuándo pueden esperar saber más sobre su candidatura?

Elementos a considerar para lograr una entrevista efectiva:

  • La preparación para la entrevista.
  • El valor de tener un esquema de los puntos a cubrir y tomar notas.
  • El uso de preguntas.
  • El control que el entrevistador debe ejercer sobre la discusión.
  • Análisis y evaluación de la información obtenida.

No improvisar

Muchos entrevistadores no se preparan las entrevistas y se limitan a leer el currículum del candidato por primera vez unos minutos antes de la entrevista. Es importante dedicar tiempo a averiguar qué buscar y cómo hacerlo, y no confiar únicamente en conversaciones informales que no estén estructuradas.

Planificación y preparación

La falta de planificación en una entrevista es uno de los problemas más frecuentes. En ocasiones, un entrevistador con poca experiencia inicia discusiones sin preparación que resultan en entrevistas incompletas.

Si se conoce el objetivo de la entrevista, es útil dar tiempo a la persona entrevistada para prepararse. Al anticipar los puntos a tratar, el interesado recibe una ventaja adicional que le permite alinearse con el propósito de la entrevista, evitando malentendidos en lo referente a las expectativas del entrevistador y el entrevistado.

Si bien es cierto que anticipar los puntos a tratar puede ser beneficioso, dar un tiempo excesivo para planificación u ofrecer demasiados detalles puede tener el efecto contrario. El objetivo es guiar al entrevistado, no darle el tiempo para que prepare respuestas convencionales.

Planificar una entrevista mediante un esquema permite cubrir los puntos más importantes y, si se trata de una entrevista en la que participa más de un candidato, garantiza que ambos candidatos contesten a las mismas cuestiones clave.

Calificaciones imprescindibles

Cuando estás contratando, necesitas saber qué calificaciones buscas. A menudo, no se hace una reflexión para diferenciar las calificaciones imprescindibles para un puesto de aquellas que son buenas o aquellas que no son relevantes.

A su vez, considera qué cualidades son difíciles de enseñar, como pueden ser el pensamiento crítico o la iniciativa, y cuales son factibles de desarrollar, como la experiencia en un área en particular.

Retener información

El tono de la entrevista debe estar marcado por la amabilidad, intentando que la relación con el entrevistado ayude a que se tranquilice, especialmente cuando se trata de una solicitud de empleo.

Aunque la presencia de un papel y un bolígrafo para tomar notas beneficie al desarrollo de la entrevista, a menudo son elementos que producen ansiedad al entrevistado, y explicar su necesidad puede reducir la tensión. Tomar notas no necesariamente tiene connotaciones negativas, se pueden estar plasmando ideas que merece la pena conservar para completar el perfil del candidato. Las anotaciones durante la entrevista ayudan a retener la información importante, detalles que se deben recordar y conviene dejar fijados.

Guiar la conversación

Cuando se hace una pregunta al entrevistado, no siempre la va a captar a la primera, y esto puede llevar a una respuesta menos acertada. Un recurso que se puede utilizar para guiar la conversación es el de reformular una pregunta o aportar algún detalle sobre el tipo de respuesta que se espera con una pequeña aclaración. Además de redirigir la conversación, le da un tiempo al entrevistado para pensar su respuesta.

En la misma línea, una síntesis de la información importante que se está hablando en la entrevista ofrece claridad en la comunicación. Adicionalmente, el entrevistado puede pensar en comentarios que falten en sus respuestas. Para finalizar la entrevista, conviene hacer una breve conclusión de los puntos importantes alcanzados durante el proceso de la entrevista. El resumen puede incluir funciones principales en el puesto de trabajo, fecha de inicio, vacaciones, salario u otros detalles o cifras. Así, se garantiza que el entrevistado ha comprendido los puntos más relevantes.

Guiar una entrevista también requiere evitar que la información que se aporte sea irrelevante o excesiva. Una entrevista no debe ser una divulgación de información, tampoco un contenido demasiado emocional.

Desarrollo

La herramienta principal para obtener información a cerca del candidato son las preguntas. A través del buen uso de las preguntas el entrevistador puede obtener información y guiar la conversación de forma productiva. Las preguntas diseñadas con respuestas preparadas no suelen ser muy eficaces. A su vez, el uso de las preguntas con doble negación pueden confundir al entrevistado y ponerle nervioso.

Existen técnicas de interrogatorio durante las entrevistas. Es usual empezar una entrevista con una serie de preguntas sencillas, de respuesta más amplia y general. Esto permite al candidato responder sin restricciones con la información que considere relevante. Después se pasa a preguntas más concretas, dirigidas al enfoque de preguntas específicas alineadas con los objetivos de la entrevista, con respuestas más breves.

Evaluar los imprescindibles

Cuando tengas una idea clara de las habilidades, experiencias y cualidades esenciales para el trabajo, el objetivo principal en una entrevista es averiguar cómo de bien encaja el candidato con ellas.

Diseña preguntas para la entrevista que realmente sondeen al candidato sobre las características y experiencias que te interesan. Al hacer esto, asegúrate de centrarte en la experiencia real del candidato, sin preguntas hipotéticas. No preguntes: «¿Cómo crees que manejarías X?» Pregunta cómo la persona ha manejado X, o situaciones cercanas a ella en el pasado. Obtendrás información mucho más útil si profundizas en cómo han trabajo realmente.

Preguntas de seguimiento

Para una buena entrevista, deberás ir más allá de las respuestas superficiales y explorar la forma en la que piensa y opera un candidato. Haz preguntas de seguimiento basadas en lo que escuchas. Por ejemplo: «X suena como si hubiera sido un obstáculo, ¿cómo abordaste eso?» “¿Tuvo éxito?” “¿Qué fue lo más desafiante?” «¿Cómo navegaste por eso?» «¿Qué paso después de eso?» “¿Qué harías diferente si lo hicieras de nuevo?”

Miedo al silencio

El silencio en las entrevistas profesionales se trata de evitar en todo momento. Sin embargo, evitar silencios puede llevar a respuestas y preguntas desacertadas y nerviosismo que afectarán a la entrevista. Teniendo en cuenta la distorsión del tiempo que puede tener un entrevistado, las respuestas y preguntas para evitar silencios pueden ser muy apresuradas.

Un tiempo prudente de silencio es normal, y permite al entrevistador y entrevistado reflexionar sobre lo que se está preguntando y las respuestas que se están obteniendo. Además, permite detectar los puntos incompletos en una entrevista, para después dirigirse a ellos y no dejar nada sin cubrir.

El arte de escuchar

Es común interpretar las respuestas que recibimos por sesgos de lo que queremos escuchar o por falta de atención. Hay que reparar en ello y obtener la mayor información posible dejando de lado la percepción selectiva, siendo consciente de las distorsiones de la información por la propia interpretación.

Pensamos más rápido de lo que escuchamos, por lo que dedicamos más tiempo a proyectar ideas sobre las respuestas del entrevistado, que a tratar esa información de forma objetiva.

Los candidatos en acción

Además de las preguntas, es importante crear formas de ver a los candidatos en acción durante su proceso de contratación, de modo que no dependa de lo que los candidatos digan que pueden hacer, sino de lo que en realidad hagan. No se puede evaluar a los candidatos de manera efectiva únicamente a través de las preguntas de la entrevista; utiliza ejercicios y simulaciones para ver el trabajo de los candidatos. Por ejemplo, puedes hacer que los candidatos para un puesto de comunicación escriban una nota de prensa.

Al hacer dinámicas prácticas, encontrarás candidatos con muy buenos currículums y habilidades de entrevista que luego no son tan fuertes como parecían. También se puede dar lo contrario, currículums que no destacan y luego descubrir candidatos fuertes.

Análisis de datos

La información que se obtiene en una entrevista tiene que ser analizada desde dos puntos de vista, el objetivo y el subjetivo.

Objetividad:

En cuanto a contenido, hay que tener en cuenta lo que realmente se dice, y analizar si es una presentación fiable o no. Estos son algunos elementos valiosos para evaluar la información recibida:

  • Las respuestas convencionales y estereotípicas no suelen ser fiables. Respuestas como «me fui del trabajo porque no le caía bien a mi jefe», «renuncie a ese puesto porque el sueldo era muy bajo» son algunos de los clichés de las entrevistas.
  • Es una entrevista, no un monólogo. Cuando se relata información al entrevistador ininterrumpidamente, se percibe una necesidad de cubrir los puntos de un guion preparado. Es importante indagar en las debilidades que pueda tener este discurso.
  • Las evasivas y los cambios constantes de tema también deben tenerse en cuenta.
  • Si se detectan lagunas, es importante plantear más preguntas.

Por otra parte, está la forma en la que se transmite la información y se da significado a las respuestas. Son importantes tanto el contenido verbal, lo que se escucha, como el lenguaje no verbal, lo que se puede observar.

Subjetividad:

Al analizar la información desde un punto de vista subjetivo, el entrevistador debe evaluar sentimientos y actitudes. Estos intangibles, aunque no sean un elemento obvio de una entrevista, son importantes para analizar si un candidato encaja en el entorno empresarial. Los sentimientos y actitudes son elementos difíciles de evaluar, pero afectan en gran medida a la información que el entrevistado transmite.

Concluir una entrevista

El final de una entrevista es de las partes más importantes, ya que se intercambia la mayor cantidad de información en relación al tiempo. Cuando esta información se pasa por alto, conduce a malentendidos y falta de comunicación, que incurren en cancelaciones o dudas no resueltas. Para evitar confusiones, se puede terminar una entrevista con un breve resumen que exponga de forma clara lo tratado durante la conversación y posible continuidad del proceso.

Seguimiento

Para hacer un buen seguimiento después de una entrevista, debe documentarse lo ocurrido durante la conversación, sin descuidar notas importantes. La anotación de aspectos relevantes de la entrevista, impresiones o información mencionada son una parte importante para dar continuidad al proceso de selección.

El seguimiento es especialmente importante cuando hay varias candidaturas para un mismo puesto y deben considerarse y revisarse los perfiles a posteriori.

Descripción del puesto y la empresa

Es normal querer presentar tu empresa y el trabajo al candidato de la mejor manera, pero es importante que los entrevistados tengan una comprensión realista del puesto al que se inscribirían: el trabajo, la organización, la cultura… Por el contrario, contratarás a un empleado que se siente engañado y que quizás no se quede.

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